10 jednoduchých triků, které vám usnadní práci v Outlooku

Microsoft Outlook je druhou nejoblíbenější e-mailovou službou na světě. Pokud patříte mezi její uživatele, nenechte si ujít 10 jednoduchých triků a tipů, kterými si usnadníte práci. Máme pro vás zkratky, šablony i možnost zrušení odeslaného e-mailu.

 

 

Jak si práci s MS Outlook usnadnit?

 

Ukliďte si ve své e-mailové schránce

Pořádek dělá přátele, o co víc, pokud se jedná o vaši e-mailovou schránku. Proto by tím prvním krokem vůbec, mělo být užívání složek. V případě, že se k tomu dostanete až po čase a budete to dělat zpětně, bude to sice trochu obtížnější, ale nesmírně to pomůže.

Snadno navigovatelný systém složek vás navíc bude motivovat ještě k rychlejšímu vyřízení emailů, namísto jejich nekonečného odkládání.

Jak ale postupovat? K tomu vám poslouží tlačítko na nástrojové liště „Přesunout do“, díky kterému si můžete složky prohlédnout, ale také například vytvořit nové, stejně jako nechat funkci zautomatizovat.

 

Nedělejte věci dokola, tvořte šablony

Nikdo nechce dělat něco neustále dokola, ba naopak, najít si něco, co vám ulehčí práci, je ten největší zachránce. V Outlooku proto začněte pracovat se šablonami. Místo toho, abyste psali stejný typ e-mailu pořád dokola, si ho uložte do šablony.

Pak už jen při tvorbě nového e-mailu klikněte dole v editoru na tři tečky a zvolte „My Templates“. Vpravo se zobrazí panel „Moje šablony“, který vám jejich tvorbu umožní. Kromě již přednastavených si lze uložit nové kliknutím na „Šablona“. Pak už stačí je jen přehledně pojmenovat, popsat a skutečně uložit.

 

 

Aplikujte klávesové zkratky a šetřete čas

Používání myši je jistě efektivní, ale ovládáte-li klávesové zkratky, mnohonásobně si usnadníte a zefektivníte svou práci. Přece jenom už i proces kopírování a vkládání textu pomocí myši se skládá minimálně ze 4 kroků, zatímco Ctrl + C a Ctrl + V jsou zkratky, které každý zná a používá, protože šetří čas. Přinášíme proto několik základních zkratek, které budou odteď vašimi pomocníky:

N – tvorba nového e-mailu 

Ctrl + Enter – odeslání e-mailu

Shift + F – přeposlat e-mail

Ctrl + S uložit koncept

 

Plánujte, plánujte, plánujte

Máte čas teď, ale odeslat e-mail potřebujete v konkrétní čas, a to už nebudete u PC? Nevadí! Pokud při kompilaci zprávy v editoru dole, namísto tlačítka Odeslat, zvolíte šipku, otevře se menu, které vám nabídne možnost „Poslat později“.

Nato se vám otevře dialogové okno, kde si prostřednictvím kalendáře snadno vyberete požadované datum a čas odeslání. A pozor, takto naplánovaný e-mail nehledejte v konceptech, zobrazuje se totiž na spodní liště. 

 

Neztrácejte čas překladem

Potýkáte se dennodenně s e-maily v cizím jazyce a jejich překlad vám bere už tak drahocenný čas? Zapněte si funkci automatického překladu. Jakmile vám do schránky potom doputuje e-mail, po jeho otevření už nemusíte klikat na nic dalšího, uvidíte okamžitě jeho přeloženou verzi.

Jak na to? V nastavení zvolíte „Zobrazit všechna nastavení Outlooku“, v novém okně vlevo kliknete na záložku „Pošta“ a na pravé stráně následně vyberete volbu „Zpracování zpráv“.

Níže pak najdete „Překlad“, kde už si vyberete, zda chcete nechat e-maily překládat automaticky, nepřekládat vůbec nebo nastavíte, aby se vás Outlook vždy s příchozím e-mailem dotázal. Také tam máte možnost předkonfigurace do jakého jazyka si přejete zprávy překládat a za kterých podmínek případně nepřekládat.

 

 

Zrušte již odeslaný e-mail

Už jste nejednou odeslali e-mail bez přílohy, s nesprávným oslovením či například s gramatickou chybou? Pak zcela jistě oceníte jeden z nejužitečnějších prvků Outlooku. Je jím funkce, která uživateli umožňuje nastavit si zpožděné odeslání e-mailu, i třeba jen o pár sekund. Jakmile byste tedy klikli na tlačítko Odeslat, neodešle se email okamžitě, ale až po nastavené době.

Pro nastavení, postupujute následovně: „Nastavení“, „Pošta“, „Psaní a odpovídání“, kde kliknete ve spodní části okna na „Zrušit Odeslání“. Dostanete se tak k nabídce, kde si vyberete interval 5 nebo 10 sekund, během kterého lze odeslání e-mailu zvrátit. Pak už jen nezapomeňte nastavení „Uložit“.

 

Odložte si e-mail a odpovězte později

Další skvělou funkcí Outlooku, kterou budete chtít odteď začít používat je možnost příchozí e-mail odložit. Pokud Vám tedy přišel e-mail, na který nechcete za žádných okolností zapomenout, ale už jste ho otevřeli a teď se vám nehodí odpovídat.

Popřípadě se na to svítící upozornění u aplikace nemůžete dívat, pak dobře čtěte. Otevřete e-mail, klikněte na nástrojové liště na ikonu hodin s popisem „Odložit“ a po otevření kalendáře vyberte čas, do kdy chcete e-mail odložit. Můžete tak na něj v klidu odpovědět, až se to bude hodit vám a nestane se, že byste na něj zapomněli.

 

Neztrácejte se ve své e-mailové konverzaci

Ztrácíte se v počtu poslaných e-mailů s jedním dotyčným? Nastavte si, aby se vám e-maily neseskupovaly do konverzací, popřípadě si alespoň poupravte své preference. Lze to provést taktéž v „Nastavení“, v „Menu rychlých voleb konfigurací“, kde si kliknete na „Zobrazení konverzací“ a tam už si jen vyberete, zda si necháte konverzaci zobrazovat od nejnovějších, od nejstarších či tuto funkci zcela vypnete.

 

Upozornění, které nepřehlédnete

Čekáte na až životně důležitý e-mail, ale opomenete otevřít webovou stránku se službou Outlook nebo ji máte otevřenou, ale nevyhovuje vám pouze nepatrné upozornění na nový e-mail v záhlaví karty? Využijte pomůcku, kterou Outlook pro tyto případy nabízí. V „Nastavení“ přepněte volbu „Oznámení na ploše zapnuto“ a je to!

 

Tvořte si skupiny kontaktů

Vedete v práci tým nebo jen chcete celé rodině zaslat pozvánku na narozeninovou oslavu? Hledat e-mail každého a nikoho neopomenout může být nejen zdlouhavé, ale také zákeřné. Ale i na to je Outlook připraven a má své řešení.

Existuje totiž možnost tzv. skupin kontaktů, prostřednictvím kterých lze zaslat zprávu například všem členům rodiny nebo týmu najednou, bez nutného zadávání každého e-mailu jednotlivě.

 

Na levém postranním panelu přejděte až do dolní části a vyberte ze záznamu „Skupiny“ a následně klikněte na „Nová skupina“. Vyplňte její název, přidejte popis a vyberte „Vytvořit“. Jakmile, ale vytvoříte skupinu, už nemůžete měnit její název, proto si to dobře rozmyslete. Pak nezbývá než do nově vytvořené skupiny přidat všechny kontakty.

 

 

Připravila: Petra Sauerová